就活マナー＆タブー集

手紙のマナー （1）基本のルールと書き方

企業の担当者とのやりとりは、基本的にメールか電話で事足りる。しかし、インターネットや携帯電話という便利なツールが普及した今日だからこそ、心を込めて綴られた手紙は相手の印象に残るもの。面接やOB・OG訪問後には、マナーを心得た自筆の手紙で感謝の気持ちを伝えてみよう。

 

 

手紙の基本ルール

・白無地の便せん・封筒に手書きの楷書が基本。字にあまり自信がなくても、丁寧に書くことでリカバーできる。

・修正液を使うのはルール違反。失敗したら新たに書き直そう。

・お礼状は、あまり間を置かず速やかに出すこと。相手の忘れた頃に届くことのないように！

 

手紙の構成ポイントと文例

形式が重んじられる手紙にはさまざまな約束事があり、マナーを誤れば大変失礼にあたる。以下のポイントを踏まえ、丁寧にきちんと書こう。

 

 

前文

・冒頭には必ず頭語（次項参照）を入れる。頭語は一時下げず、行頭から書くこと。

・頭語の後には時候の挨拶（次項参照）続ける。

・時候の挨拶に続いて、相手の様子をたずねる言葉を。会社宛の場合は「貴社いよいよ（ますます）ご繁栄（ご盛栄・ご発展）〜」とする。

・まずは御礼やお詫びを述べる。面識のない人に宛てる場合は「突然お手紙を差し上げまして失礼いたします」と一言断り、自己紹介（大学・学部・学科・学年・氏名）を入れること。

 

主文

・用件をわかりやすく簡潔にまとめる。

・お礼状の場合も感謝の気持ちが具体的に伝わるような文面を工夫しよう。

 

末文

・御礼やお願いなど手紙の趣旨を短くまとめ、相手の繁栄や健康を祈る言葉を添えよう。

・末尾には頭語と対応した結語（次項参照）を忘れずに。最後の行に下揃えで書くのが基本だが、スペースがなければ次の行の一番下に書こう。

 

後付け

・書いた日、もしくは投函日を和暦・漢数字で記入。

・署名は下揃えで記入。大学・学部・学科も忘れずに。

・宛名は相手への敬意を表すために、行頭から正式名称で略さずに書くこと。

部署宛は「御中」、担当者宛は「様」とする。

 

頭語と結語

冒頭に書く頭語は「こんにちは」、末尾に書く結語は「さようなら」にあたる手紙上の挨拶。手紙を出す相手や状況により、頭語と結語には適した組み合わせがあるので注意すること。

〈例〉頭語→結語……状況

・ 拝啓→敬具……一般的な場合

・ 謹啓→敬白……改まった場合

・ 拝復→敬具……返信の場合

 

時候の挨拶

時候の挨拶は旧暦に基づいており、実際の季節とは1ヵ月ほどのズレがある。また、暖冬や冷夏の年もあるので、安易に用いると相手に違和感を与えてしまう。その季節の時候の挨拶の中から、実際の季節感に合ったものを選ぶようにしよう。

 

〈例〉

1月　　厳寒の候　新春の候

2月　　晩冬の候　春寒の候

3月　　早春の候　春暖の候

4月　　陽春の候　桜花の候

5月　　新緑の候　薫風の候

6月　　入梅の候　向夏の候

7月　　盛夏の候　仲夏の候

8月　　残暑の候　晩夏の候

9月　　初秋の候　秋涼の候

10月　 清秋の候　紅葉の候

11月　 晩秋の候　向寒の候

12月　 初冬の候　師走の候

 

 

• 1. 1 2 3 4 5 6 7 8